In gesprekken met stakeholders is het van belang dat je elkaar verstaat. Een belangrijke valkuil voor business analisten is om te snel te denken dat je het probleem of de vraag van de stakeholder hebt begrepen. Het kan zijn dat zijn vraag je herinnert aan een ander project waar je aan hebt gewerkt, of dat je aanneemt dat zijn situatie lijkt op een probleem waar je pas geleden met collega’s over sprak. In elk geval is de fout om de verkeerde aannames te maken, te denken dat je de juiste taal spreekt en daarmee verkeerde uitgangspunten voor het project vast te leggen, snel gemaakt. Er is een aantal technieken die ik erg bruikbaar vind om bij de start én gedurende het project de goede taal te spreken; zowel in een-op-eengesprekken als in groepssessies. In deze column licht ik ze kort toe.
Een manier om er snel achter te komen of je inderdaad de juiste taal spreekt, en de bedrijfstaal of jargon begrijpt, is zorgen voor directe feedback. Dit kun je bijvoorbeeld bereiken door bij gesprekken met stakeholders, er voor te zorgen dat je een whiteboard ter beschikking hebt. Hierop geef je, in jouw woorden, weer wat je hoort van de stakeholder of stakeholders. Zolang deze zichzelf herkent in wat jij opgeschreven hebt, zal hij waarschijnlijk niet reageren, maar mocht je iets niet (goed) hebben begrepen, dan krijg je direct reactie. Hiermee kun je al een eerste kwaliteitsslag maken in het opstellen van de juiste wensen/eisen.
Zelf gebruik ik graag mindmaps om te zorgen voor directe feedback. Hiermee kan ik de informatie logisch ordenen en het is een goede manier om enerzijds te verifiëren of je iets goed hebt begrepen, en anderzijds kun je het ook gebruiken om kennis over het project over te dragen aan anderen. Gedurende het project kun je de mindmap ook uitbreiden met extra kennis die je verzamelt, in de wandelgangen, in de pers, van collega’s en ook dit weer toetsen bij je stakeholders.
Voorbeeld van een mindmap
Een andere techniek die je goed werkt om er voor te zorgen dat iedereen dezelfde taal spreekt zijn workshops. Hierbij betrek je vertegenwoordigers van diverse partijen in de organisatie (business, gebruikers én IT) en houd je sessies, waarin partijen elkaars belangen horen en gezamenlijk gaan nadenken, en praten, over oplossingen. Door in een aantal workshops juist te kiezen voor een gemengde groep stakeholders kom je volgens mij tot betere resultaten, dan in sessies met elke groep stakeholders afzonderlijk. Deze sessies kun je op diverse momenten in het traject houden, in het begin om het grote plaatje te duidelijk te krijgen. Later in het project heb je meer gedetailleerde sessies, bijvoorbeeld om uit te werken wat er in een iteratie opgeleverd gaat worden.
Domeinkennis en jargon, een ander deel van de business-taal, wil je natuurlijk ook vastleggen. Hiervoor heb je een aantal mogelijkheden, zelf ben ik een groot voorstander van het gebruik van een glossary om terminologie en afkortingen bij te houden. En informatie die je gedurende het project verzamelt ten aanzien van de gebruikte gegevens kun je volgens mij overzichtelijk vastleggen in een domeinmodel. Hierbij is het wel van belang dat je het domeinmodel op het juiste niveau houdt en zaken als implementatie en techniek niet in je model opneemt. Die kunnen in een latere fase eventueel worden toegevoegd door designers of developers als zij met het betreffende onderwerp aan de slag gaan. In de eerste fase van een project biedt het domeinmodel jou de mogelijkheid om informatie over gegevens die je hoort of ziet, alvast te registreren. En een dergelijk model kun je ook weer gebruiken om te toetsen of je de input van de stakeholders goed hebt begrepen door dit te bespreken met de stakeholders en te vragen om feedback.
Hiermee het tweede deel van een overzicht van een aantal technieken die je als business analist kunt gebruiken om tijdens projecten succesvol met de business te praten. De informatie die je in gesprekken met de business verzamelt, wil je ook beheren/beheersen. In de volgende column richt ik me daarom op het requirements management. Heb je hier vragen of opmerkingen over of heb je belangstelling voor een ander onderwerp met betrekking tot business analyse, laat dat dan vooral weten via een opmerking bij dit blog, dan kijk ik of ik dat in een volgend blog kan behandelen. En ben je geïnteresseerd in Business Analyse in het algemeen, Devoteam Academy biedt een, in Nederland uniek, opleidingstraject voor het behalen van het BCS Diploma in Business Analyse. www.devoteam.nl/academy